Politique de confidentialité

Le responsable du traitement est SAS Xeko, société éditrice du Hub IA by Tess Consulting. Pour toute question relative à la présente politique ou à vos données : contact@xeko.ai. Délégué à la protection des données : contact@xeko.ai.

Nous traitons trois catégories de données :

• Données de compte : nom, adresse e-mail, rôle, mot de passe (stocké sous forme de condensat), langue, et les informations de votre établissement (raison sociale, SIRET, adresse, site web) que vous saisissez.
• Données d'usage du service : données d'exploitation que vous saisissez ou générez dans le Hub IA (réservations, clients, conversations, paramètres) et journaux techniques nécessaires à la sécurité et au bon fonctionnement.
• Données des services tiers connectés : lorsque vous reliez un compte externe (Google, Meta, Stripe, etc.), les données strictement nécessaires à la fonctionnalité concernée — détaillées ci-dessous pour Google et pour Meta.

Le Hub IA vous permet de raccorder, à votre initiative, une boîte Gmail à l'écran « Boîte mail », pour traiter les e-mails de vos clients sans quitter le service. La connexion passe par le protocole OAuth 2.0 de Google : vous accordez l'accès sur l'écran de consentement Google, et vous pouvez le retirer à tout moment (section 10).

Autorisations demandées : gmail.modify, ainsi que openid et email pour connaître l'adresse qui a donné son accord. Nous ne demandons pas l'accès complet à la boîte (https://mail.google.com/) : aucun e-mail n'est jamais supprimé définitivement.

Ce que nous faisons de ces données, toujours pour vous les afficher ou à votre demande :

• lire la liste de vos e-mails, leurs échanges et leur contenu, pour les afficher ;
• appliquer vos gestes dans Gmail : lu ou non lu, suivi, rangement dans un dossier, indésirable, corbeille ;
• enregistrer vos brouillons dans Gmail et envoyer les réponses que vous validez ;
• lire la signature de votre adresse d'envoi, pour la proposer dans vos réponses ;
• avec l'intelligence artificielle : classer les e-mails reçus, résumer un échange, traduire, corriger votre texte et proposer une réponse, que vous relisez avant tout envoi.

Traitement par l'intelligence artificielle. Pour ces fonctions, le texte des e-mails concernés est transmis à notre prestataire d'IA, OpenAI (États-Unis) — directement, ou, pour la proposition de réponse, par un serveur de SAS Xeko hébergé en France (OVHcloud). OpenAI n'utilise pas les données reçues par son API pour entraîner ses modèles, et les conserve au plus 30 jours pour la détection des abus. Aucune donnée Gmail ne sert à entraîner ni à améliorer un modèle d'IA, chez nous comme chez nos prestataires.

Ce que nous conservons, et combien de temps :

• le texte des e-mails et leurs résumés : 30 minutes au plus, le temps de l'affichage ; à la réouverture, ils sont relus chez Google ;
• la liste de vos e-mails (expéditeur, destinataires, objet, dates, état lu ou suivi, dossier) : celle des 24 derniers mois, tant que la boîte est raccordée, pour afficher et rechercher votre boîte ;
• vos brouillons : enregistrés dans votre boîte Gmail ; notre copie de leur texte est effacée 30 minutes après leur enregistrement chez Google ;
• le jeton d'accès Google : chiffré, jusqu'à la déconnexion de la boîte.

Quand vous débranchez la boîte, l'autorisation est révoquée chez Google, le jeton est supprimé, et la liste comme le texte des e-mails conservés chez nous sont effacés. La suppression de votre établissement débranche de même chaque boîte.

Qui voit vos e-mails. Les membres de votre équipe qui ont accès à l'écran Boîte mail (Gérant, Réception, et les rôles auxquels vous l'ouvrez) voient la boîte raccordée. Aucun collaborateur de SAS Xeko ne lit vos e-mails, sauf si le Gérant l'autorise pour une demande d'assistance (accord limité à 24 heures, enregistré, retirable à tout moment), pour des raisons de sécurité ou pour se conformer à la loi.

Le Hub IA vous permet de connecter, à votre initiative, votre compte Google afin d'alimenter les fonctions d'audit SEO et de gestion de votre visibilité en ligne. La connexion s'effectue via le protocole OAuth 2.0 de Google : vous accordez l'accès depuis l'écran de consentement Google, et vous pouvez le révoquer à tout moment (section 10).

Google Search Console — périmètre demandé : webmasters.readonly (lecture seule). Nous accédons :

• à la liste de vos propriétés (sites) vérifiées, pour identifier celle correspondant à votre établissement ;
• aux statistiques de performance de recherche (impressions, clics, position moyenne, requêtes et pages), afin de calculer et d'afficher votre audit SEO et son suivi.

Google Business Profile — périmètre demandé : business.manage. Nous accédons :

• à la liste des fiches d'établissement gérées par le compte, pour vous laisser sélectionner celle à relier ;
• aux avis clients de la fiche reliée, et à la faculté de publier vos réponses aux avis — uniquement sur action de votre part et sur la fiche que vous avez explicitement sélectionnée.

Jetons d'accès. Nous ne conservons pas votre mot de passe Google. Nous stockons uniquement un jeton de rafraîchissement chiffré et l'identifiant de la propriété/fiche retenue, le temps que la connexion reste active. Ces jetons servent exclusivement aux finalités décrites ci-dessus.

Le Hub IA vous permet de connecter, à votre initiative, votre compte Facebook afin de publier sur la Page de votre établissement et sur le compte Instagram professionnel qui lui est rattaché. La connexion s'effectue via Facebook Login for Business : vous accordez l'accès depuis l'écran de consentement Meta, et vous pouvez le révoquer à tout moment (section 10).

Périmètre demandé : pages_show_list, pages_read_engagement, pages_manage_posts, instagram_basic, instagram_content_publish et business_management. Nous accédons :

• à la liste des Pages que votre compte administre, avec leur nom public, pour vous laisser sélectionner celle de votre établissement ;
• à l'identifiant et au nom d'utilisateur du compte Instagram professionnel rattaché à cette Page ;
• à la faculté de publier vos publications sur la Page et le compte Instagram que vous avez sélectionnés — uniquement sur votre action, ou à la date que vous avez vous-même programmée ;
• à la liste de vos publications récentes sur ces deux comptes, en lecture seule, pour deux finalités : après une interruption technique, vérifier qu'une publication est bien partie avant d'en tenter une nouvelle, afin de ne jamais publier deux fois le même message ; et, uniquement si vous lancez l'import, constituer la mémoire de style décrite ci-dessous.

Import de vos publications passées. Depuis l'onglet « Personnalisation » de l'écran Réseaux sociaux, vous pouvez importer, à votre initiative, les publications déjà parues sur votre Page et sur le compte Instagram rattaché (cent au plus par réseau). Nous conservons pour chacune son texte, sa date de publication, son lien et son identifiant. Ces textes servent à une seule chose : permettre à l'intelligence artificielle de rédiger vos nouvelles publications dans le style de votre équipe. Pour cela, le texte de vos publications est transmis à notre sous-traitant OpenAI afin d'en calculer une représentation numérique (qui permet de retrouver les publications proches d'un nouveau sujet) et d'en tirer une fiche de style, ajoutée à vos réglages où vous pouvez la relire, la modifier ou l'effacer. Vous choisissez les publications à mettre en avant (« Épingler comme exemple ») et celles à ne plus utiliser (« Ne pas réutiliser »). Nous n'importons ni les commentaires, ni les réactions, ni les publications faites par d'autres personnes sur votre Page, ni les images.

Ce à quoi nous n'accédons pas. Nous ne lisons ni votre profil personnel, ni votre liste d'amis, ni vos messages privés, ni vos commentaires, ni vos statistiques d'audience, ni vos campagnes publicitaires. Nous ne publions jamais sur un compte que vous n'avez pas sélectionné, et jamais de notre propre initiative.

Jetons d'accès. Nous ne conservons pas votre mot de passe Facebook. Nous stockons un jeton de Page chiffré ainsi que les identifiants et noms publics de la Page et du compte Instagram retenus, le temps que la connexion reste active. Lorsque votre compte administre plusieurs Pages, un jeton utilisateur chiffré est conservé le temps que vous choisissiez la vôtre, puis il est supprimé.

Usage limité. Les données reçues des API Meta servent exclusivement aux fonctionnalités que vous avez activées, et uniquement pour votre établissement. Nous ne les vendons pas, ne les transférons pas à des tiers à des fins publicitaires ou de mesure d'audience, ne les partageons avec aucun autre client du Hub IA, et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Elles ne sont transmises qu'à notre sous-traitant OpenAI, pour la seule mémoire de style décrite ci-dessus.

Hub IA by Tess Consulting's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

L'utilisation et le transfert par le Hub IA des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'usage limité(Limited Use). En particulier :

• les données Google sont utilisées uniquement pour fournir les fonctionnalités visibles que vous avez activées (boîte mail, audit SEO, suivi de visibilité, gestion des avis) ;
• nous ne transférons ni ne vendons ces données à des tiers à des fins de publicité, de mesure d'audience ou de revente de données ;
• ni nous ni nos prestataires n'utilisons ces données pour entraîner ou améliorer un modèle d'intelligence artificielle ;
• aucun collaborateur ne lit ces données, sauf : (a) avec votre consentement explicite (pour la boîte mail : l'accord du Gérant décrit en section 3), (b) pour des raisons de sécurité (par exemple enquête sur un abus), (c) pour se conformer à une obligation légale, ou (d) lorsque les données sont agrégées et anonymisées à des fins de fonctionnement interne.

Nous traitons vos données pour :

• fournir le service et exécuter le contrat qui nous lie (fonctionnement du Hub IA, connecteurs que vous activez) ;
• assurer la sécurité, prévenir la fraude et les abus (intérêt légitime) ;
• respecter nos obligations légales et comptables ;
• améliorer le service à partir de données d'usage agrégées (intérêt légitime).

Nous ne vendons pas vos données. Nous les partageons uniquement avec des sous-traitants techniques qui nous permettent d'opérer le service, liés par contrat et tenus à la confidentialité, ou lorsque la loi l'exige :

• Vercel (exécution de l'application, États-Unis) ;
• Neon (base de données, Union européenne — Allemagne) ;
• OpenAI (intelligence artificielle, États-Unis) — rédaction, analyse et traduction de textes ; pour les e-mails, voir section 3, pour les publications Facebook et Instagram importées, section 5 ;
• Google (Gemini, génération et retouche d'images, États-Unis) — uniquement les images et les consignes que vous soumettez dans l'éditeur d'images ;
• Perplexity (recherche web, États-Unis) — uniquement le sujet d'une recherche que vous lancez et la commune de votre établissement ;
• PostHog (mesure d'usage, Union européenne — Allemagne) : les écrans consultés, les fonctionnalités utilisées, les clics restés sans effet et les erreurs rencontrées, rattachés à votre compte (nom, adresse e-mail, rôle) et à votre établissement, pour améliorer le Hub IA. Les enregistrements de navigation incluent les messages techniques du navigateur et la liste des échanges avec nos serveurs, sans leur contenu. Ils masquent tout ce que vous saisissez, ainsi que le contenu des écrans qui affichent vos clients, vos réservations, votre courrier ou vos salariés. Aucun cookie n'est déposé pour cette mesure ;
• Sentry (suivi des erreurs et des performances, Union européenne — Allemagne) : lorsqu'une erreur survient, les informations utiles pour la corriger, rattachées à votre compte (nom, adresse e-mail, rôle, adresse IP) et à votre établissement : la page concernée, la requête envoyée, les messages techniques du navigateur et un enregistrement de la minute qui précède l'erreur. Cet enregistrement masque tout ce que vous saisissez, ainsi que le contenu des écrans qui affichent vos clients, vos réservations, votre courrier ou vos salariés. Les mots de passe, jetons de connexion et codes d'accès ne sont jamais transmis. Sentry mesure aussi la rapidité d'une partie des pages, pour améliorer les temps de réponse ;
• OVHcloud (serveurs de SAS Xeko, France) ;
• les prestataires d'envoi d'e-mails transactionnels et de paiement.

Les données Google et Meta ne sont partagées avec aucun tiers en dehors de ce strict nécessaire opérationnel.

Les données sont stockées dans l'Union européenne (base de données en Allemagne). L'application s'exécute aux États-Unis (Vercel), et les fonctions d'intelligence artificielle y transmettent le texte concerné (OpenAI) ; ces transferts reposent sur les garanties prévues par le RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne). Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque : chiffrement des secrets sensibles (dont les jetons Google et Meta), transport chiffré (HTTPS), contrôle d'accès, et isolation stricte entre établissements (chaque client ne voit que ses propres données). Malgré ces mesures, aucun système n'est infaillible ; nous vous informerons conformément à la réglementation en cas d'incident affectant vos données.

Vous pouvez déconnecter un service Google à tout moment depuis le Hub IA : la boîte Gmail depuis l'écran Boîte mail (« Débrancher »), Search Console et Business Profile depuis les écrans de configuration (« Connecteurs »). Le jeton correspondant est alors supprimé de nos systèmes. La marche à suivre est détaillée sur la page Aide. Vous pouvez également révoquer l'accès directement depuis votre compte Google, à l'adresse myaccount.google.com/permissions.

Pour Meta, le retrait se fait depuis l'onglet « Comptes » de l'écran Réseaux sociaux : le jeton de Page est alors supprimé de nos systèmes, et le compte Instagram rattaché est débranché en même temps. Vous pouvez également retirer l'application directement depuis vos paramètres Facebook, rubrique Applications et sites web. Dans les deux cas, plus aucune publication ne part. Le retrait depuis l'onglet « Comptes » efface aussi toutes les publications passées que vous aviez importées.

Nous conservons vos données de compte tant que votre compte est actif, puis pendant la durée nécessaire au respect de nos obligations légales. Les jetons Google et Meta sont conservés jusqu'à la déconnexion du service ou la clôture du compte, selon la première échéance. Les durées propres aux e-mails Gmail sont détaillées en section 3.

Publications Facebook et Instagram importées. Elles sont conservées tant que votre Page reste connectée. Elles sont effacées lorsque vous retirez la connexion Meta depuis l'onglet « Comptes », lorsque vous connectez une autre Page, et à la clôture de votre compte. Une publication que vous supprimez de votre Page disparaît du Hub IA lors de l'import suivant. La fiche de style ajoutée à vos réglages reste modifiable et peut être effacée à tout moment.

Demande de suppression depuis Facebook. Si vous retirez l'application « Hub IA » depuis vos paramètres Facebook et demandez la suppression de vos données, Facebook vous remet un code de confirmation. Pour que nous effacions les données Meta de votre établissement (jeton, identifiants de la Page et du compte Instagram, publications importées), retirez la connexion depuis l'onglet « Comptes » du Hub IA : l'effacement est immédiat. Si vous n'avez plus accès au Hub IA, écrivez à contact@xeko.ai en indiquant ce code et le nom de votre établissement : nous effaçons ces données dans un délai d'un mois et vous le confirmons par e-mail.

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Vous pouvez les exercer en nous écrivant à contact@xeko.ai. Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Le Hub IA utilise les cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (notamment la session d'authentification et la préférence de langue). Aucun cookie publicitaire ou de suivi tiers n'est déposé pour opérer le service.

La mesure d'usage et le suivi des erreurs du Hub IA (section 8) n'utilisent aucun cookie. L'identifiant de la mesure d'usage reste en mémoire le temps de la page et disparaît à sa fermeture.

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. En cas de changement significatif, nous vous en informerons par les moyens appropriés. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.

Pour toute question : contact@xeko.ai — protection des données : contact@xeko.ai.